Иако услугите за обработка на документацијата обично се поистоветуваат со скенирање или со микрофилмување, физичкото средување на документацијата е сегмент на обработка што е од суштинско значење и од кој зависат сите натамошни чекори.

Правните лица (особено државните претпријатија и органите на државната управа), со одобрение од надлежен архив, по закон мораат да имаат документ со детален опис на структурата на документацијата што ја поседува организацијата и рокови на чување на одредени категории. Врз основа на спомнатата листа се формира уште еден документ, „Архивска книга“, кој ја опишува припадноста на конкретните документи на опишаните категории, нивното количество и точната физичка локација.

Постапката на дигитализација на документацијата ги опфаќа сите активности што почнуваат со преземањето на хартиената документација од клиентот и се завршуваат со испорака на електронски документи и придружни податоци во соодветен формат, со истовремено враќање на документацијата на клиентот или трајно физичко складирање. За квалитетна реализација на оваа работа од суштинско значење е подготовката на документацијата за скенирање низ брзи професионални проточни скенери и затоа во Scanning Center-от на Сага на неа ѝ се посветува особено внимание. Операторите на подготовката ги извршуваат сите неопходни активности за да операторот што управува со скенерот може без проблеми да ги вметне документите во скенерот, со што максимално се користат перформансите на уредот. Скенираните документи се враќаат во одделението за подготовка за да се вратат во првобитна состојба или да се подготват за долгорочно чување. Електронските документи се индексираат и се внесуваат атрибути по кои подоцна ќе може да се пребаруваат.

Микрофилм претставува аналоген формат на архивирање документи. Пред појавата на скенирањето на документи и можноста за користење на електронски документи, микрофилмот беше единствена форма за архивирање на документите. Изворното микрофилмување на документацијата се извршувало со класична фотографска постапка, со користење на микрофилмски камери. Важно е да се напомне дека Scanning Center-от на Сага препорачува изработка на оригинал на микрофилм (сребро-халогениден микрофилм) и барем уште една копија (Diazo филм), која клиентот ја користи во секојдневната работа. Вообичаен дел од услугата е чување на микрофилмот на безбедна, по можност далечна локација.

Физичкото чување на документацијата подразбира услуга каде хартиената архива се сели кај давателот на услугата (архивар). Документацијата се превезува до депото каде се средува, класифицира и индексира. Потоа се пакува во архивски кутии кои на себе имаат единствена идентификација (идентификациски број и/или баркод) со што се обезбедува брзо и лесно пронаоѓање на бараниот документ.

Овој вид услуга е поврзан со роковите за чување на документацијата што се обработува. Документацијата на која рокот на чување ѝ завршил, но која нема траен рок на чување, може да се уништи врз основа на одобрение од надлежен архив.